Page Title

This is a Paragraph. Click on "Edit Text" or double click on the text box to start editing the content and make sure to add any relevant details or information that you want to share with your visitors.

What's the 'Reimbursement' Procedure?

The reimbursement procedure applies if you can demonstrate what is known as a "system failure" ("Systemversagen") —that is, if you were unable to find a therapy place with a contract psychotherapist covered by statutory health insurance within a reasonable time frame or within an acceptable distance. In such a case, you can apply to your health insurance provider to cover the costs of treatment in my private practice.

To do so, you will need to gather some supporting documentation (see below). We should also schedule an initial consultation in my practice — this session must be paid privately — so that we can then, if we both decide to proceed together, prepare and submit the reimbursement application together.

Please note: Services provided before your health insurance approval are not eligible for reimbursement. Reimbursement applies only once the approval has been granted.

What Do You Need for the Reimbursement Procedure?

Here is a list of documents you need to gather on your own.

Once you have collected everything and if we decide to move forward together, I will provide you with additional documents needed to complete the application. We can then submit the application to your insurance provider and wait for their response, which may take several days or weeks.

>>> If your application is rejected, DON'T BE DISCOURAGED — we will carefully review the rejection and file an appeal (Widerspruch) on your behalf.

1. Call your insurance provider

Contact your health insurance provider to find out which documents and steps are required for the reimbursement process.

Please note: Some health insurance providers may try to discourage you from initiating this procedure. However, you have a legal right to reimbursement for psychotherapy with a licensed psychotherapist in private practice (for example, in my practice), according to § 13 paragraph 3 of the German Social Code, Book V (SGB V), provided that a so-called "system failure" has occurred.

>>> A "system failure" occurs when you are unable to secure a therapy place with a contracted psychotherapist covered by public health insurance within a reasonable timeframe—typically no longer than six weeks. In this case, your health insurance provider is legally required to cover the costs of treatment in a private practice—provided there is a valid indication for therapy.

2. PTV-11 Form

Call 116 117 (the KV Berlin hotline) or visit their website (www.116117.de) to schedule a psychotherapeutic consultation ("psychotherapeutische Sprechstunde") with a contract psychotherapist ("Vertragstherapeut:in") who works with public health insurance.

This step is essential to obtain the PTV-11 form, which is required for applying for reimbursement of psychotherapy in a private practice.

You should gather at least two psychotherapeutic consultations and two completed PTV-11 forms.

What to look out for:

Make sure that each PTV-11 form explicitly states:

that the treatment is urgently required (“dringlich erforderlich”),
that the recommended treatment is Psychodynamic Psychotherapy ("Psychodynamische Psychotherapie").

Also, try to obtain an urgency certificate ("Dringlichkeitsbescheid"), which further supports your application.

3. Medical Certificate

Obtain a certificate from your general practitioner or psychiatrist confirming the necessity of psychotherapeutic treatment—this is known as a “Konsiliarbericht”. It is a required document for starting psychotherapy and part of the reimbursement application process.

4. Proof of Unsuccessful Therapist Search

Gather a list of 10–20 psychotherapists who are approved by statutory health insurance (Vertragspsychotherapeut) and whom you have contacted in your search for treatment. These written records serve as proof that you were unable to access timely care within the statutory system.

For each inquiry, document the following in writing:

Name of the therapist
Date of your contact attempt
Response received (e.g., rejection, waiting time longer than 6 weeks, no availability, no response)

Here's a form you can use.

5. Informal Application for Insurance

Prepare an informal application to your health insurance provider explaining why timely treatment is necessary and stating that you were unable to find a therapy spot with statutory health insurance therapists.

1. Rufen Sie Ihren Versicherer an

Kontaktieren Sie Ihre Krankenkasse, um zu erfahren, welche Unterlagen und Schritte für das Kostenerstattungsverfahren erforderlich sind.

Bitte beachten Sie: Manche Krankenkassen versuchen möglicherweise, Sie davon abzuhalten, Sie von der Einleitung dieses Verfahrens abzuhalten. Sie haben jedoch einen gesetzlichen Anspruch auf Kostenerstattung für eine psychotherapeutische Behandlung in einer Privatpraxis (z. B. in meiner Praxis), gemäß § 13 Absatz 3 SGB V, sofern ein sogenanntes "Systemversagen" vorliegt.

>>> Ein "Systemversagen" liegt vor, wenn Sie innerhalb einer angemessenen Frist – in der Regel nicht länger als sechs Wochen – keinen Therapieplatz bei einem kassenzugelassenen Psychotherapeuten:in (Vertragstherapeuten:in) finden können. In einem solchen Fall ist Ihre Krankenkasse gesetzlich verpflichtet, die Kosten für die Behandlung in einer Privatpraxis zu übernehmen – vorausgesetzt, es liegt eine behandlungsbedürftige psychische Erkrankung vor.

2. PTV-11 Form

Rufen Sie die Nummer 116 117 (die KV Berlin-Hotline) an oder besuchen Sie deren Website (www.116117.de), um eine psychotherapeutische Sprechstunde bei einem kassenzugelassenen Psychotherapeuten (Vertragstherapeut:in) zu vereinbaren.

Bei der psychotherapeutischen Sprechstunde erhalten Sie dann das Formular PTV-11, das für die Beantragung der Kostenerstattung einer Psychotherapie in einer Privatpraxis erforderlich ist.

Sie sollten mindestens zwei psychotherapeutische Sprechstunden und zwei ausgefüllte PTV-11-Formulare sammeln.

Worauf Sie achten sollten:

Stellen Sie sicher, dass auf jedem PTV-11-Formular ausdrücklich vermerkt ist:

dass die Behandlung „dringlich erforderlich“ ist,
dass die empfohlene Behandlung Psychodynamische Psychotherapie ist.

Versuchen Sie außerdem, einen Dringlichkeitsbescheid zu erhalten, der Ihren Antrag zusätzlich unterstützt.

3. Konsiliarbericht

Lassen Sie sich von Ihrem Hausarzt oder Psychiater die Notwendigkeit einer psychotherapeutischen Behandlung bestätigen („Konsiliarbericht“).

4. Nachweis über erfolglose Therapeutensuche

Erstellen Sie eine Liste von 10–20 Psychotherapeuten mit Kassenzulassung (Vertragspsychotherapeut), die Sie im Rahmen Ihrer Suche nach einem Therapieplatz kontaktiert haben. Diese schriftlichen Nachweise dienen als Beleg dafür, dass Sie innerhalb des gesetzlichen Versorgungssystems keinen zeitnahen Therapieplatz erhalten konnten.

Bitte dokumentieren Sie für jede Kontaktaufnahme folgende Angaben:

Name der Therapeutin / des Therapeuten
Datum Ihres Kontaktversuchs
Rückmeldung (z. B. Absage, Wartezeit länger als 6 Wochen, keine freien Kapazitäten, keine Antwort)

Nutzen Sie gerne das folgende Formular.

5. Formloser Versicherungsantrag

Stellen Sie einen formlosen Antrag an Ihren Krankenversicherungsträger, in dem Sie die Notwendigkeit einer zeitnahen Behandlung begründen und angeben, dass Sie keinen Therapieplatz bei kassenpflichtigen Therapeuten finden konnten.

1. Appelez votre assureur

Appelez votre caisse d’assurance maladie pour connaître les documents et les étapes nécessaires au processus de remboursement.

Contactez votre caisse d’assurance maladie pour savoir quels documents et quelles démarches sont nécessaires dans le cadre de la procédure de remboursement.

Veuillez noter : certaines caisses d’assurance maladie peuvent tenter de vous décourager d’entamer cette procédure. Cependant, vous avez un droit légal au remboursement d’une psychothérapie réalisée par un psychothérapeute agréé en cabinet privé (par exemple, dans mon cabinet), conformément à l’article § 13, paragraphe 3 du Livre V du Code social allemand (SGB V), à condition qu’un « dysfonctionnement du système » soit constaté.

>>> Un dysfonctionnement du système ("Systemversagen") se produit lorsque vous ne parvenez pas à obtenir une place en psychothérapie auprès d’un psychothérapeute conventionné par l’assurance maladie publique dans un délai raisonnable — généralement pas plus de six semaines. Dans ce cas, votre caisse d’assurance maladie est légalement tenue de prendre en charge les frais de traitement en cabinet privé — à condition qu’il y ait une indication thérapeutique justifiée.

2. Formulaire PTV-11

Appelez le 116 117 (la hotline de la KV Berlin) ou rendez-vous sur leur site internet (www.116117.de) pour prendre rendez-vous à une consultation psychothérapeutique (« psychotherapeutische Sprechstunde ») avec un·e psychothérapeute conventionné·e par l’assurance maladie publique (« Vertragstherapeut:in »).

Cette étape est essentielle pour obtenir le formulaire PTV-11, nécessaire à la demande de remboursement d’une psychothérapie en cabinet privé.

Vous devez réunir au moins deux consultations psychothérapeutiques et deux formulaires PTV-11 remplis.

Points importants :

Assurez-vous que chaque formulaire PTV-11 indique clairement :

que le traitement est urgemment nécessaire (« dringlich erforderlich »),
que le traitement recommandé est la psychothérapie psychodynamique (« Psychodynamische Psychotherapie »).

Essayez également d’obtenir un certificat d’urgence (« Dringlichkeitsbescheid »), qui renforcera votre demande.

3. Certificat médical

Obtain a certificate from your general practitioner or psychiatrist confirming the necessity of psychotherapeutic treatment—this is known as a “Konsiliarbericht”. It is a required document for starting psychotherapy and part of the reimbursement application process.

4. Preuve de l'échec de la recherche d'un thérapeute

Constituez une liste de 10 à 20 psychothérapeutes agréés par l’assurance maladie obligatoire (Vertragspsychotherapeut) que vous avez contactés dans le cadre de votre recherche d'une place de psychothérapie. Ces preuves écrites servent à démontrer que vous n’avez pas pu accéder à un soin dans des délais raisonnables au sein du système de soins publique.

Pour chaque prise de contact, documentez par écrit les informations suivantes :

Nom du psychothérapeute
Date de votre tentative de contact
Réponse reçue (par exemple, refus, délai d’attente supérieur à 6 semaines, indisponibilité, absence de réponse)

Voici un formulaire que vous pouvez utiliser.

5. Demande informelle d'assurance

Préparez une demande informelle auprès de votre assureur maladie expliquant pourquoi un traitement rapide est nécessaire et précisant que vous n'avez pas pu trouver de place de thérapie auprès des thérapeutes de l'assurance maladie obligatoire.

Section Title

This is a Paragraph. Click on "Edit Text" or double click on the text box to start editing the content and make sure to add any relevant details or information that you want to share with your visitors.

List Title

This is a Paragraph. Click on "Edit Text" or double click on the text box to start editing the content and make sure to add any relevant details or information that you want to share with your visitors.

List Title

This is a Paragraph. Click on "Edit Text" or double click on the text box to start editing the content and make sure to add any relevant details or information that you want to share with your visitors.

List Title

This is a Paragraph. Click on "Edit Text" or double click on the text box to start editing the content and make sure to add any relevant details or information that you want to share with your visitors.

List Title

This is a Paragraph. Click on "Edit Text" or double click on the text box to start editing the content and make sure to add any relevant details or information that you want to share with your visitors.